Kalender
Projekt anlegen
Vorlage «Wasserfall-Projekt» wählen. Starttag, Anzahl Arbeitstage, Stunden pro Tag und freie Tage wie Feiertage eintragen.
planomatti / Zeitplan erstellen
Anleitung · durchgerechnetes Beispiel · Vorlage
Zeitplan für ein Projekt erstellen: Schritt für Schritt
So erstellst du einen Projektzeitplan: Aufgaben erfassen, Reihenfolge festlegen, Aufwand schätzen und daraus Termine ableiten, Meilensteine setzen und den Fortschritt jede Woche mit dem Plan vergleichen. Unten rechnen wir das an einem Website-Relaunch mit sechs Wochen Laufzeit vollständig durch, mit echten Daten im Kalender.
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Website-Relaunch · ZeitplanSoll / Ist
Analyse
Konzept
Umsetzung
Test
Zeitplan erstellen in 5 Schritten
Die Reihenfolge funktioniert für kleine und grosse Projekte. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
- 01Aufgaben erfassen
Alles sammeln, was bis zum Ziel erledigt sein muss. Aufgaben so schneiden, dass eine Person sie in 1 bis 10 Arbeitstagen schafft, und in Phasen gruppieren.
- 02Reihenfolge festlegen
Pro Aufgabe fragen: Was muss vorher fertig sein? Aufgaben ohne gegenseitige Abhängigkeit laufen parallel.
- 03Aufwand und Termine planen
Dauer in Arbeitstagen schätzen, eine zuständige Person bestimmen und ab dem Starttag Beginn und Ende jeder Aufgabe ableiten. Feiertage und Abwesenheiten abziehen.
- 04Meilensteine setzen
Zeitpunkte ohne Dauer markieren, an denen etwas entschieden oder abgeliefert wird. Vor dem Endtermin 10 bis 20 Prozent Puffer einplanen.
- 05Fortschritt prüfen
Einmal pro Woche eintragen, was tatsächlich erledigt ist, und mit dem Plan vergleichen. Abweichungen sofort klären, nicht erst am Schluss.
Beispiel: Zeitplan für einen Website-Relaunch
Ein kleines Unternehmen erneuert seine Website. Team: Lea (Projektleitung), Tim (Design), Sara (Entwicklung), Marco (Inhalte). Start am Montag, 11. Januar 2027, Go-live spätestens Freitag, 19. Februar 2027. Das sind 30 Arbeitstage.
Schritt 1: Aufgaben erfassen
Lea sammelt mit dem Team alle Aufgaben und ordnet sie vier Phasen zu:
- Analyse: Kick-off und Ziele, bestehende Website analysieren
- Konzept: Sitemap und Wireframes
- Umsetzung: Design, Texte und Bilder, Entwicklung, Inhalte einpflegen
- Abschluss: Test und Korrekturen, Go-live
Schritt 2: Reihenfolge festlegen
- Design beginnt erst, wenn das Konzept abgenommen ist.
- Texte und Bilder entstehen parallel zum Design, weil sie nur das Konzept brauchen.
- Die Entwicklung braucht das fertige Design.
- Inhalte einpflegen geht erst, wenn Entwicklung und Texte fertig sind.
Die längste Kette (Kick-off, Analyse, Wireframes, Design, Entwicklung, Einpflegen, Test) bestimmt das Projektende. Verzögert sich dort etwas, verschiebt sich der Go-live.
Schritt 3: Aufwand und Termine planen
Aus Dauer und Reihenfolge ergeben sich die Termine. Wochenenden sind ausgenommen, Dauer in Arbeitstagen.
| Aufgabe | Zuständig | Tage | Nach | Start | Ende |
|---|---|---|---|---|---|
| Kick-off und Ziele klären | Lea | 1 | – | Mo 11.01. | Mo 11.01. |
| Bestehende Website analysieren | Lea | 2 | Kick-off | Di 12.01. | Mi 13.01. |
| Sitemap und Wireframes | Tim | 4 | Analyse | Do 14.01. | Di 19.01. |
| Meilenstein: Konzept abgenommen | Lea | 0 | Wireframes | Di 19.01. | Di 19.01. |
| Design | Tim | 5 | Konzept ok | Mi 20.01. | Di 26.01. |
| Texte und Bilder | Marco | 8 | Konzept ok | Mi 20.01. | Fr 29.01. |
| Entwicklung | Sara | 10 | Design | Mi 27.01. | Di 09.02. |
| Inhalte einpflegen | Marco | 3 | Texte, Entwicklung | Mi 10.02. | Fr 12.02. |
| Test und Korrekturen | alle | 3 | Einpflegen | Mo 15.02. | Mi 17.02. |
| Puffer | – | 2 | Test | Do 18.02. | Fr 19.02. |
| Meilenstein: Go-live | Lea | 0 | Puffer | Fr 19.02. | Fr 19.02. |
Schritt 4: Meilensteine und Puffer
Konzept abgenommen am Di 19.01.2027: Ab hier dürfen Design und Texte starten. Go-live am Fr 19.02.2027. Davor liegen 2 Tage Puffer, knapp 7 Prozent der Laufzeit. Bei einem neuen Team oder unbekannter Technik würde Lea eher 4 bis 5 Tage einplanen.
Website-Relaunch · Zeitplan11.01.–19.02.2027
Kick-off
Analyse
Wireframes
Konzept ok
Design
Texte
Entwicklung
Einpflegen
Test
Puffer
Go-live
Schritt 5: Fortschritt prüfen
Am Freitag, 29. Januar 2027, ist Tag 15 von 30 zu Ende. Lea vergleicht Plan und Wirklichkeit:
| Aufgabe | Plan bis 29.01. | Stand 29.01. | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Analyse und Wireframes | fertig (7 Tage) | fertig (7 Tage) | 0 |
| Design | fertig am 26.01. | fertig am 27.01. (6 statt 5 Tage) | +1 Tag |
| Texte und Bilder | fertig am 29.01. | fertig am 29.01. | 0 |
| Entwicklung | 3 von 10 Tagen | 2 von 10 Tagen | 1 Tag Rückstand |
Weil Design auf der längsten Kette liegt, verschiebt der Tag Verzug alles danach: Die Entwicklung endet am 10.02. statt am 09.02. Der Go-live am 19.02. hält, aber vom Puffer bleibt nur noch 1 Tag.
Entscheid: Lea informiert das Team und prüft, ob Sara beim Einpflegen Unterstützung bekommt. Ohne diese Woche-für-Woche-Kontrolle wäre der Rückstand erst beim Test aufgefallen.
Stand Freitag, 29.01.2027Soll / Ist
Kick-off
Analyse
Wireframes
Konzept ok
Design
Texte
Entwicklung
Einpflegen
Test
Puffer
Go-live
So setzt du den Zeitplan in planomatti um
Diese Funktionen gibt es in planomatti heute. Alles ist kostenlos.
Aufgaben
Phasen und Arbeitspakete
Mit den Knöpfen Phase, Arbeitspaket und Meilenstein die Liste aus Schritt 1 erfassen. Im Aufgaben-Panel Zuständige und Fälligkeitsdatum setzen.
Termine
Soll einzeichnen
Mit «Soll malen» die geplante Zeit ins Raster ziehen oder die Stunden direkt eintippen. Das Raster reicht von 30 Minuten bis zu ganzen Tagen.
Reihenfolge
Über die Lage der Balken
Die Reihenfolge legst du fest, indem du die Balken nacheinander platzierst. Automatische Verknüpfungen zwischen Aufgaben gibt es in planomatti nicht.
Fortschritt
Ist nachführen
Mit «Ist malen», per Zahl oder mit dem Timer erfassen. Die Kennzahlen zeigen Soll gesamt, Ist bisher und Prozent vom Soll, jede Zeile ihre Abweichung.
Team
Teilen und exportieren
Beliebig viele Mitglieder einladen, Leselinks für Personen ohne Konto. Export als PDF, SVG, PNG mit 300 dpi oder Soll/Ist als CSV.
Zeitplan in Excel, auf Papier oder mit planomatti
| Kriterium | planomatti | Excel | Papier |
|---|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Mit Office-Lizenz | Kostenlos |
| Balken | Ins Raster ziehen | Diagramm oder bedingte Formatierung | Von Hand |
| Im Team arbeiten | Live, alle sehen denselben Stand | Datei teilen, gleichzeitiges Bearbeiten nur mit Cloud-Speicher | Ein Exemplar |
| Soll/Ist | Pro Aufgabe automatisch | Formeln selbst bauen | Kaum möglich |
| Abhängigkeiten | Von Hand über die Reihenfolge | Von Hand oder mit Formeln | Von Hand |
Lieber mit Excel? Die Anleitung Gantt-Diagramm in Excel erstellen zeigt beide Wege, die Gantt-Vorlage für Excel enthält das Beispiel von oben.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Zeitplan für ein Projekt?
Aufgaben erfassen, Reihenfolge festlegen, Dauer schätzen und ab dem Starttag Termine ableiten, Meilensteine und Puffer setzen und den Fortschritt wöchentlich mit dem Plan vergleichen.
Soll ich vorwärts oder rückwärts planen?
Vorwärts, wenn der Start fix ist und du wissen willst, wann das Projekt fertig wird. Rückwärts, wenn der Endtermin feststeht, etwa bei einem Anlass oder einer Kampagne: Dann rechnest du vom Termin zurück, wann jede Aufgabe spätestens beginnen muss.
Was ist der Unterschied zwischen Zeitplan und Projektplan?
Der Zeitplan ist ein Teil des Projektplans und zeigt, wann was passiert. Der Projektplan umfasst zusätzlich Ziele, Umfang, Verantwortlichkeiten und Risiken.
Wie viel Puffer sollte ich einplanen?
Als Faustregel 10 bis 20 Prozent der Laufzeit, bei neuen oder unsicheren Aufgaben eher mehr. Den Puffer am besten vor den Endtermin legen, nicht auf jede Aufgabe verteilen.
Ist planomatti kostenlos und brauche ich ein Konto?
planomatti ist kostenlos, ohne Testphase und ohne Kreditkarte. Zum Erstellen und Bearbeiten brauchst du ein Konto mit Name, E-Mail und Passwort. Wer nur mitlesen soll, öffnet einen Leselink ohne Konto.
Gibt es eine Zeitplan-Vorlage für Excel?
Ja, die Gantt-Vorlage für Excel ist kostenlos. Sie enthält das Beispiel von dieser Seite; die Balken färben sich automatisch nach Start und Ende.
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